Wenn Sie Immobiliendaten, personenbezogene Informationen über Wohnungen, Mieter oder Gebäude, die im Verkauf, Mietvertrag oder Sanierungsprozess erfasst werden sammeln, speichern oder weitergeben, handeln Sie nicht nur als Vermieter oder Käufer – Sie handeln als Datenverantwortlicher. Die DSGVO, die europäische Datenschutz-Grundverordnung, die alle Unternehmen und Privatpersonen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten regelt gilt auch für Immobilien. Ein falsch gespeichertes Foto der Wohnung, eine unverschlüsselte Excel-Liste mit Mieternamen oder ein unverschlossener Aktenordner mit Identitätskopien – das sind keine Kleinigkeiten. Das sind rechtliche Fallstricke, die bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des Jahresumsatzes an Bußgeldern nach sich ziehen können.
Was viele nicht wissen: Auch die Fotodokumentation, die bei Übergabe oder Rückgabe einer Wohnung erstellt wird, um Zustand und Schäden nachzuweisen unterliegt strengen Regeln. Sie dürfen keine Fotos von persönlichen Gegenständen machen, ohne die Zustimmung des Mieters. Sie müssen die Fotos löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden – und sie sicher speichern, damit sie bei einem Kautionsstreit als Beweis dienen können. Wer hier schlampig arbeitet, riskiert nicht nur Geld, sondern auch das Vertrauen seiner Mieter. Genauso wichtig ist der Schutz von Kautionsstreitigkeiten, rechtlichen Auseinandersetzungen, die entstehen, wenn der Zustand der Wohnung nicht klar dokumentiert ist. Ein sauber geführtes Protokoll mit Datum, Unterschrift und klaren Bildern verhindert fast alle Streitigkeiten. Und das funktioniert nur, wenn die Daten nicht verloren gehen, nicht gestohlen werden und nicht unabsichtlich an Dritte weitergegeben werden.
Immer wieder sehen wir, wie kleine Handwerksbetriebe, Makler oder private Vermieter sensible Daten auf alten Handys speichern, in Cloud-Diensten ohne Verschlüsselung hochladen oder per E-Mail verschicken – ohne Passwort, ohne Absenderkontrolle. Das ist kein Fehler, das ist Fahrlässigkeit. Die Lösung ist einfach: Klare Regeln, sichere Speicherung und nur das, was wirklich nötig ist. Sie brauchen nicht die Geburtsurkunde des Mieters, wenn Sie nur die Mietzahlung prüfen. Sie brauchen nicht alle Fotos von der Wohnung, wenn Sie nur die Fenster beschädigt haben. Weniger Daten = weniger Risiko. Und wenn Sie diese Prinzipien befolgen, schützen Sie nicht nur Ihre Immobilie – Sie schützen Ihren Ruf, Ihre Finanzen und Ihre rechtliche Unversehrtheit.
Unten finden Sie konkrete Beiträge, die genau zeigen, wie Sie Fotodokumentation richtig machen, wie Sie DSGVO-konform mit Mieterdaten umgehen und wie Sie Kautionsstreitigkeiten von vornherein vermeiden – mit klaren Schritten, keinem theoretischen Gerede, nur dem, was funktioniert.
Cybersecurity im Proptech ist kein IT-Problem, sondern ein Kernrisiko für Immobilienunternehmen. Erfahren Sie, welche Daten angegriffen werden, warum Standardlösungen nicht reichen und wie Sie mit konkreten Schritten Ihre Immobilien vor digitalen Angriffen schützen.
